Elektronische Rechnungen mit digitaler Signatur
Bis zur Einführung der „elektronischen Rechnung“ (ab 2003) konnte eine Rechnung, mit welcher der Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, nur ein Schriftstück (Urkunde) sein, welches mittels Brief geschickt oder auch gefaxt werden konnte.
Aufgrund einer EU-Richtlinie können Rechnungen auch auf elektronischem Wege übermittelt werden.
Voraussetzungen dafür sind jedoch:
- Der Empfänger muss seine Zustimmung (keine besondere Form) erteilen, somit die elektronische Zustellung akzeptieren.
- Eine elektronische Rechnung muss natürlich auch alle Rechnungsbestandteile beinhalten.
- Eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung wird umsatzsteuerrechtlich nur dann anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts nachgewiesen werden.
- Die Echtheit des Inhalts ist gewährleistet, wenn die Rechnung mit einer sogenannten digitalen Signatur versehen ist. Diese digitale Signatur muss mit einem Zertifikat verknüpft sein, so wird die Rechnung nämlich von nachträglichen Änderungen geschützt.
Diese Signatur muss vom Empfänger geprüft werden. Im Zuge dieser Prüfung wird festgestellt, wer die Rechnung (digital) unterschrieben hat und ob die Unterschrift echt ist.
Die oben genannten Nachweise der Unversehrtheit sind als Teil der Rechnung aufzubewahren. (digitale Signatur, Signaturprüfprotokoll)
Die Aufbewahrung kann auf Datenträger (CD, DVD) erfolgen, wobei die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (7 Jahre) jederzeit gewährleistet sein muss.
Im Fall einer Betriebsprüfung sind diese Daten dem Finanzamt bereitzustellen, wobei hier oft die Vorlage des Ausdrucks der elektronischen Rechnung reicht.
ACHTUNG:
Der Ausdruck auf Papier beseitigt jedoch nicht die Verpflichtung zur Aufbewahrung der elektronisch übermittelten Daten!!!
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